Se a sua organização é ou é designada responsável pela realização de uma conferência científica, esta não é apenas uma função honrosa, mas também um grande trabalho organizacional, no qual todas as pequenas coisas devem ser levadas em consideração.
Instruções
Passo 1
Criar uma comissão organizadora da conferência, cuja composição será determinada por despacho. Designe um presidente para liderar e coordenar os membros do comitê. Determine o momento da conferência e os termos do comitê estabelecido. No pedido, reflita como você pagará pelos funcionários que são seus membros. Envie o edital do congresso e em anexo indique os requisitos para os relatórios, o volume dos resumos e o prazo para sua submissão.
Passo 2
Decidir sobre as fontes de financiamento, pode ser um financiamento direcionado do orçamento, atraindo patrocínio e fundos dos próprios participantes da conferência.
etapa 3
Envie convites a todos os participantes em potencial da conferência e o programa planejado da conferência. Decida o número de participantes e palestrantes dispostos a compartilhar seus desenvolvimentos científicos e resultados de pesquisa com os colegas. Pergunte aos participantes se eles precisam reservar um quarto de hotel e fazer uma reserva.
Passo 4
Acordar com a gráfica que publique os resumos dos relatórios em folheto à parte e, se necessário, mandar distribuir aos participantes a programação do evento, crachás com seus nomes, iniciais e o nome da organização.
Etapa 5
De acordo com o número de participantes, determine quanto espaço você precisa e alugue uma sala especial equipada para a realização de eventos deste tipo. Pense sobre o equipamento que precisará ser equipado adicionalmente, verifique a disponibilidade do número necessário de tomadas de computador, telas de projeção, etc. Considere o funcionamento do buffet, onde os participantes da reunião podem tomar uma xícara de café e um lanche durante os intervalos.
Etapa 6
Pense no programa da conferência, se necessário divida-o em seções. Considere onde essas seções podem ser realizadas. Considere os discursos dos convidados da conferência, organizadores e participantes do programa. Solicite papel de carta para os participantes da conferência - crachás, blocos de notas e canetas são padrão.
Etapa 7
Crie pacotes de documentos, materiais promocionais e papel timbrado para serem entregues aos participantes da conferência junto com os crachás.
