As instituições arquivísticas não apenas armazenam documentos, mas também fornecem aos cidadãos acesso às informações arquivísticas. Uma das formas de concretizar essa possibilidade é o acesso aos documentos de arquivo nas salas de leitura. Vamos examinar mais de perto quem pode visitar as salas de leitura e como elas funcionam.
Salas de leitura nos arquivos históricos do estado são necessárias para que os visitantes possam trabalhar com os documentos. Via de regra, os pesquisadores trabalham com documentos para fins de redação de artigos científicos, artigos, livros, bem como aqueles que elaboram árvores genealógicas.
Para chegar à sala de leitura, é necessário chegar ao arquivo com uma carteira de identidade (passaporte, carteira de habilitação), preencher um formulário de inscrição e um requerimento indicando o tema do trabalho. Agora, em muitos arquivos, isso pode ser feito por e-mail, enviando documentos digitalizados e, ao visitar a sala de leitura, deve-se fornecê-los na forma original.
Quem procura parentes, cuja informação é necessária há 75 anos, precisa ter documentos que comprovem o parentesco com eles. Então, se você precisa de informações sobre como ingressar no Komsomol de seu avô por parte de pai, você deve ter os documentos de seu pai e seus documentos com você (certidão de nascimento, passaportes com os quais você possa rastrear o sobrenome, bem como uma certidão de casamento para mulheres). Além disso, um funcionário da sala de leitura deve familiarizar os visitantes com as regras de trabalho.
Após a papelada na sala de leitura, o visitante recebe guias e outras ajudas metodológicas: listas, registros de inventários, índices, catálogos) Então o usuário já está familiarizado com os inventários dos fundos.
O inventário arquivístico é um diretório arquivístico que contém uma lista sistematizada de unidades de armazenamento do fundo arquivístico, coleção e destinadas à sua contabilização e divulgação de conteúdo.
O visitante elabora uma solicitação na qual indica os casos selecionados. Os limites do número de casos são estabelecidos pelos arquivos de acordo com as regras de trabalho. O pesquisador não poderá receber os arquivos imediatamente, mas após o tempo também estabelecido pelas normas do arquivo. Normalmente, o período de tempo é de 1 a 3 dias. O fato é que milhares de documentos estão armazenados nos arquivos e é simplesmente impossível recuperá-los rapidamente. Os casos são armazenados em grandes arquivos, que podem até estar localizados em diferentes edifícios, se o arquivo tiver vários edifícios. Portanto, leva tempo para encontrar casos. Além disso, os colaboradores, antes de emiti-los, devem examinar cada caso, página por página, e registrar a presença de todos os documentos. Só depois disso as malas poderão entrar na sala de leitura.
Você também precisa estar preparado para o fato de que certos documentos podem ser fechados para os usuários. Isso se deve ao sigilo de algumas informações (segredos de estado, dados pessoais, etc.). Documentos restritos só podem ser vistos pela equipe de arquivamento. Caso o pesquisador necessite de determinadas informações desses documentos, pode solicitar um certificado (inquérito sócio-jurídico ou temático), que será executado no prazo estabelecido.
Além disso, às vezes a limitação pode ser atribuída ao mau estado físico do documento.
Depois de ser liberado para a sala de leitura, o pesquisador tem o direito de trabalhar com os documentos, fazer extratos dos mesmos. A cópia (fotografia, digitalização, fotocópia), via de regra, é um serviço pago.
Após a realização dos trabalhos necessários pelo pesquisador, os arquivos são entregues ao funcionário da sala de leitura, que os transfere para o armazenamento do arquivo. Os arquivistas verificam a presença e o estado dos documentos página por página e, em seguida, os colocam no lugar.
Certas regras foram desenvolvidas sobre o que pode e pode ser feito na sala de leitura. Assim, por exemplo, é expressamente proibido levar alimentos para a sala de leitura, acompanhados de agasalhos, malas e embalagens grandes. É melhor trabalhar com documentos com luvas - desta forma, pode prolongar a sua segurança e proteger-se do pó. O fato é que depois de virar com os dedos, traços de gordura de suor no papel permanecem nas folhas, o que também o destrói. Você não pode, é claro, rasgar as folhas, arrancá-las do estojo, escrever nelas. Afinal, todo documento de arquivo contém uma história. Ele é único em si mesmo. Quanto mais tempo podemos salvar documentos, mais eles podem nos servir para nosso benefício.
