Algumas cartas terminam tão vagamente que o destinatário fica perplexo: é preciso reler o texto para compreender a essência. Por falta de tempo, o destinatário pode jogar fora a carta ou fazer algo para se distrair e não se aprofundar mais na situação relatada. Um final claro, conciso e competente enfatiza o respeito pelo leitor e ajuda a responder rapidamente a uma solicitação ou demanda.
Instruções
Passo 1
Declare o que você queria dizer em três pontos. Pode parecer que os pensamentos são apresentados de forma clara, mas a percepção da informação depende do estado do leitor. Portanto, releia o texto e escreva três pensamentos principais separadamente. Podem ser fatos, datas, nomes, etc. As emoções não são necessárias aqui, escreva brevemente, em poucas palavras, porque você só precisa resumir, relembrar os pontos principais.
Passo 2
Anote três ações para o destinatário do e-mail. As reações das pessoas podem ser imprevisíveis. Parece-lhe que é possível reagir de forma inequívoca às informações apresentadas, mas uma pessoa o faz dependendo dos hábitos e intenções individuais. Se você não declarar claramente o que espera do leitor, ele não entenderá ou dirá que não entendeu.
etapa 3
Organize a lista das etapas anteriores em ordem decrescente de importância. O final da carta às vezes lembra a última palavra na sessão do tribunal: a impressão do destinatário da carta, conclusões e consequências dependem disso. Remova os itens da lista que podem ser omitidos sem comprometer o significado da mensagem. Coloque a lista curta restante no final da carta para que o leitor não perca nada.
Passo 4
Indique o período de tempo. Se você está esperando uma reação à carta, seja específico sobre suas expectativas. Algumas pessoas tendem a atrasar até o último, portanto, especificar um horário específico pode não ser supérfluo.
Etapa 5
Deixe seus dados de contato. Seu correspondente deve conseguir localizar seu telefone rapidamente. Antecipe tais situações e, por precaução, inclua na carta as informações necessárias, mesmo que tenha certeza de que o destinatário as possui.
Etapa 6
Seja educado, diga algo bom, obrigado pelo seu tempo. O destinatário reagirá com mais disposição e entrará em contato mais rápido se a carta o agradar ou o impedir de experiências desagradáveis.
Etapa 7
Certifique-se de assinar a mensagem com seu nome: isso cria a sensação de comunicação real. É importante que a pessoa se concentre na resposta e a aceite com responsabilidade. Lidere pelo exemplo e as pessoas irão tratá-lo da mesma maneira.
