A nossa vida social e empresarial ativa está frequentemente associada à participação em vários tipos de assembleias - seja uma assembleia de acionistas, uma assembleia geral de membros de uma cooperativa, HOA ou quaisquer outras reuniões públicas. O papel dessas reuniões é resolver e documentar questões vitais relacionadas às atividades de organizações públicas ou entidades legais. A correta reflexão documental das decisões adotadas na reunião confirma a sua legitimidade e é um ato jurídico.
Instruções
Passo 1
Para a lavratura da ata da reunião, utilize folhas de papel padrão A4. O título da acta deve conter o título do documento e uma parte introdutória que reflicta o motivo da realização da assembleia de cidadãos ou accionistas.
Passo 2
No cabeçalho, indicar a data da reunião e o endereço em que se realizou, bem como o número de pessoas presentes. Se os presentes marcaram a sua participação de acordo com a ficha de inscrição, isso também deve constar do protocolo. Refletir a forma da reunião: por pesquisa preliminar, por ordem particular com presença pessoal ou usando uma forma combinada de participação.
etapa 3
Indicar os apelidos, nomes próprios e patronímicos do presidente e do secretário eleitos pela mesa, reflectir o número de votos a favor, contra e abstidos nas suas candidaturas.
Passo 4
Descreva a lista dos assuntos da pauta, começando pelos mais urgentes, numere-os e registros das falas, debates e votações de cada assunto, começando pelo seu número. Na gravação dos discursos, é necessário indicar apenas a essência do relatório apresentado. Deve ser afirmado de forma sucinta, mas de uma forma que exclua a ambigüidade. Se necessário, o texto do discurso pode ser anexado à ata. Todas as observações e comentários relacionados à essência do discurso devem ser feitos com a indicação dos nomes.
Etapa 5
O registo de cada questão deve terminar com uma decisão tomada com a indicação do resultado da votação. Após o texto da discussão de todos os assuntos da ordem do dia, indicar que a decisão geral da reunião foi declarada encerrada.
Etapa 6
Assinar a ata pelo presidente e secretário da mesa, e arquivá-la junto à sua organização ou ao seu presidente.
