As conferências de imprensa são um componente importante das atividades de RP de qualquer empresa. Graças a eles, a mídia e o público interessado podem receber informações atualizadas, literalmente em primeira mão, dos representantes oficiais de uma determinada organização, e a administração das empresas pode expressar sua posição sobre as questões mais significativas para elas. Mas para que a coletiva dê resultados realmente bons, ela deve ser bem organizada.
Instruções
Passo 1
Se você está encarregado de organizar e realizar uma entrevista coletiva, em primeiro lugar, determine qual objetivo deseja alcançar: conte sobre o sucesso de sua empresa, chame a atenção do público para algum problema, apresente uma determinada pessoa pública sob uma luz vencedora, etc.. P. Em seguida, escolha um local e um horário para a coletiva de imprensa. Lembre-se de que essas atividades são realizadas melhor no meio da semana de trabalho (terça-quarta-quinta-feira), pela manhã ou à tarde, mas não depois das 16h.
Passo 2
Escolha um local para realizar uma coletiva de imprensa com base nas capacidades organizacionais de sua empresa e no número de convidados planejados. Observe que é necessário assentos suficientes para os membros da imprensa. Certifique-se com antecedência de que haja microfones na sala, telas de projeção (se necessário) e espaço livre para instalação de câmeras de TV.
etapa 3
Faça uma lista da mídia e das organizações cujos representantes você gostaria de ver em seu evento. Prepare e envie comunicados à imprensa e convites pelo menos duas semanas antes do evento programado. É aconselhável, após o envio dos convites, telefonar pessoalmente para os destinatários e conhecer a sua decisão de comparecer ou não à conferência de imprensa. Assim, você não só especificará o número de futuros convidados, mas também lembrará sobre seu evento caso alguém o tenha esquecido ou não tenha recebido seu comunicado de imprensa.
Passo 4
Prepare os materiais de apresentação necessários para todos os futuros participantes da conferência de imprensa. O kit de um participante geralmente inclui uma cópia do comunicado à imprensa, uma lista de funcionários que falarão na entrevista coletiva com seus nomes completos e cargos, uma agenda (ordem e tópicos dos discursos), publicidade e materiais promocionais. Ficará muito melhor se todos os materiais de apresentação para cada participante forem projetados como um único conjunto em uma pasta corporativa com o logotipo da organização.
Etapa 5
Se você está planejando introduzir o credenciamento para os participantes, informe-os com antecedência sobre isso e diga a eles quais dados você precisa (nome, cargo, detalhes do passaporte, etc.). Prepare com antecedência crachás para todos os participantes e cartões para serem colocados nas mesas indicando os nomes e títulos dos palestrantes. Se a coletiva for para um período longo, certifique-se de que as condições para seus participantes sejam confortáveis: um buffet com bebidas e lanches, salas para fumantes e banheiros, agende intervalos para descanso.
Etapa 6
Após a coletiva de imprensa, não deixe de entrar em contato com a redação dos meios de comunicação presentes e perguntar sobre os materiais produzidos em decorrência dela. Solicite cópias das publicações se não houver acordo prévio.
