Qualquer associação pública ou profissional possui um órgão dirigente que, com a periodicidade especificada no seu regimento, deve convocar todas as partes interessadas para a realização de reuniões de relatoria e eleição. A entrada em tais reuniões está aberta a todos os membros de uma determinada sociedade ou delegados de grupos de participantes, exercendo assim o seu direito de participar nas suas atividades.
Instruções
Passo 1
Pense na agenda da reunião. Uma vez que o relatório e as eleições são uma das questões importantes, espera-se que a participação neste caso seja máxima. Portanto, além desses tópicos, você pode incluir outros assuntos urgentes na agenda que irá discutir com os membros de sua associação. Decida a hora e o local onde ocorrerá a reunião de apresentação de relatórios e eleições. A sala onde está prevista a realização deve ser pública e espaçosa o suficiente para acomodar a todos.
Passo 2
Notifique todas as partes interessadas sobre o relatório e a reunião eleitoral. Para isso, é necessário enviar convites com indicação da ordem do dia, data e local da reunião. Publique anúncios com essas informações em locais onde possam ser vistos pelo maior número de membros da associação. Coloque tal anúncio na mídia e na televisão, se necessário.
etapa 3
Providencie para que o registro de participantes comece meia hora antes do início da reunião. Designe um número suficiente de registradores para que, no início do evento, todos os participantes tenham a oportunidade de inserir seus dados pessoais. Normalmente, trata-se do apelido, nome e patronímico, entidade ou sua unidade estrutural, morada do local de registo ou residência, dados de contacto.
Passo 4
Eleger o presidente e o secretário da reunião. Observe que o presidente do seu corpo eleito não pode ser eleito presidente da assembleia. Se necessário, se assim o estiver previsto nos documentos estatutários, eleger uma comissão de credenciais, que verifica as atribuições dos deputados, caso sejam eleitos por grupos de membros da associação.
Etapa 5
O secretário deve manter a ata. Na ata, reflita o número de delegados ou membros da associação presentes à reunião, quem foi eleito presidente, secretário e com que resultado da votação.
Etapa 6
O presidente do órgão eleito faz um relatório sobre os trabalhos realizados. No protocolo, reflete o voto total com uma avaliação - seja ela reconhecida como satisfatória ou não. A reunião deve ouvir propostas para uma nova composição do corpo eleito, discutir e votar cada candidato separadamente. Registre os resultados da votação em ata.
Etapa 7
Após discussão de todos os assuntos que constaram da ordem do dia, o presidente da reunião deve encerrá-la e assinar a ata juntamente com o secretário.
