Uma mensagem telefônica é uma mensagem curta, mas importante, enviada por telefone. Assim, na maioria das vezes informam sobre a realização de reuniões, sessões, reuniões. A mensagem telefônica também pode conter um pedido urgente do chefe. As mensagens telefônicas são recebidas, que você recebe, e enviadas, que você transmite. Ambos os tipos têm um design semelhante.
Instruções
Passo 1
No canto superior esquerdo de uma folha de papel, coloque o nome completo da sua organização e, se necessário, o nome da unidade estrutural, por exemplo, "Administração da cidade de N." e o Departamento de Educação.
Passo 2
No canto superior direito, escreva o destinatário da mensagem telefônica. Indique o cargo, o sobrenome e as iniciais da pessoa: "Diretor da Escola nº 37 Ivanov II". Se houver vários destinatários, não é necessário indicar os sobrenomes: “Diretores de escolas da cidade de N.”. Anexe uma lista completa de instituições para as quais foi enviado à mensagem telefônica.
etapa 3
Duas linhas abaixo, coloque a palavra "Telephonogram" e seu número de série. Para uma mensagem telefônica de saída, indique a data de sua compilação abaixo.
Passo 4
Segue-se o texto propriamente dito da mensagem telefônica: “No dia 22 de fevereiro, às 17h00, será realizada uma reunião na secretaria de educação sobre o aprimoramento das atividades das escolas da cidade. A presença dos diretores das escolas é estritamente obrigatória. Ao preparar o texto de uma mensagem telefônica, evite palavras e frases que sejam difíceis de entender de ouvido e de pronunciar. Lembre-se de que a mensagem deve ser informativa e curta - não deve ultrapassar 50 palavras.
Etapa 5
Ao transmitir uma mensagem telefônica, pronuncie claramente as palavras, principalmente endereços, sobrenomes, nomes e patronímicos de pessoas, nomes de ruas, datas e horários de eventos. No final, certifique-se de ler o texto novamente e certifique-se de que seu interlocutor anotou tudo corretamente. Ouça com atenção ao anotar uma mensagem pelo telefone. Se você tiver alguma dúvida, esclareça-a imediatamente.
Etapa 6
Abaixo do texto principal está a posição, o sobrenome e as iniciais do chefe que assinou a mensagem telefônica: "Chefe do Departamento de Educação Petrov P. P." O documento de saída também deve conter sua assinatura pessoal.
Etapa 7
Na parte inferior da página, insira informações sobre os funcionários que trabalharam com a mensagem telefônica. Normalmente, a posição, o apelido e as iniciais da pessoa que enviou a mensagem, o seu número de telefone do escritório, bem como a data e hora da transmissão encontram-se à esquerda. À direita estão as informações sobre quem aceitou o documento: cargo, sobrenome e iniciais, telefone, data e hora da admissão.
Etapa 8
Uma mensagem telefônica de saída é redigida em uma cópia e armazenada em uma pasta especial. É melhor ter uma mensagem recebida em duas cópias: você entrega a primeira ao gerente para trabalho posterior, a segunda você coloca em uma pasta para guarda.
