É habitual formular reclamações contra organizações e seus funcionários sob a forma de reclamação, esta é uma espécie de declaração que descreve a situação e as condições em que os direitos do requerente foram violados ou infringidos, bem como a necessidade de agir contra aquele que cometeu esta violação. A resposta à reclamação deve ser redigida com competência do ponto de vista jurídico. O enquadramento correto da sua resposta à reclamação ajudará a proteger os seus interesses.
Instruções
Passo 1
Em primeiro lugar, ao receber uma reclamação, aceite-a e registe-a, certifique-se de que indica a data de recebimento, o nome e o cargo de quem a recebeu. Dê ao reclamante uma cópia da própria reclamação, marcada e aceita. Observe que, mesmo que você não aceite a reclamação, o reclamante poderá simplesmente enviá-la a você por carta registrada com um aviso de recebimento. Em princípio, isso será suficiente para considerar que você recebeu a reclamação.
Passo 2
Ao redigir uma resposta a uma reclamação, prepare evidências por escrito que apoiarão sua posição. Reconstrua também a ordem cronológica dos eventos mencionados na reivindicação. Posteriormente, a sua resposta à reclamação pode ser usada em tribunal como prova da sua posição, por isso tente resolver a questão de forma pacífica e ofereça ao cliente algum tipo de compensação em resposta à reclamação. Se a questão não for resolvida e for encaminhada ao tribunal, sua posição pode influenciar positivamente a decisão do tribunal. Normalmente, o prazo para responder a uma reclamação é definido na conclusão do contrato. É sua responsabilidade, como destinatário da reclamação, receber, revisar e responder por escrito dentro deste prazo.
etapa 3
Em resposta a uma reclamação, indique todas as informações necessárias para este documento, a saber:
escreva o nome da empresa, os detalhes do registro e os endereços do remetente e do destinatário da reclamação.
Passo 4
Indique a natureza da reclamação. Se a reclamação foi total ou parcialmente satisfeita, indique o valor da indenização, bem como o prazo e a forma de indenização.
Etapa 5
Se recusou satisfazer a reclamação, indique os motivos da recusa, referindo-se a determinados documentos legais, artigos da lei. Certifique-se de incluir todos os documentos que acompanham sua resposta à reclamação.
